Vorgänge kollaborativ und parallel bearbeiten

Die Bearbeitung von Kundenanfragen in einer globalen Supply Chain erfordert die zeitgleiche Zusammenarbeit von mehreren Fachleuten in den verschiedenen Vertriebs- und Logistikstufen. Das folgende Praxisbeispiel beschreibt einen Bearbeitungsablauf mit parallelen Teilprozessen.

Wie targenio die Vorgänge zur kollaborativen Bearbeitung bereitstellt

Ein Kunde spricht seinen Vertriebsmitarbeiter in einer Vertriebsniederlassung mit der dringenden Bitte zur Beschleunigung seiner Lieferung an. Der Vertriebsmitarbeiter startet in seinem Auftragssystem einen targenio Vorgang zur Klärung eines neuen Liefertermins.
Ein Teilprozess für die Eingangsprüfung in targenio startet mit Klick auf einen Button im Auftragssystem. Dabei öffnet sich ein Dialog, der die relevanten Daten zum Auftrag anzeigt und mit Eingaben zum Wunschtermin und dem Grund der Anfrage angereichert wird. Im nächsten Schritt plausibilisiert das System die erfassten Daten automatisch und prüft sie auf Vollständigkeit. Beispielsweise prüft es, ob zu dem Auftrag bereits ein Vorgang erfasst wurde, oder ob dieser Mitarbeiter aus dem Vertrieb für diesen Kunden eine Beschleunigung des Liefertermins initiieren darf.
Bei erfolgreichem Durchlaufen der Eingangsprüfung ermittelt targenio regelbasiert den verantwortlichen Supply Chain Agent (SCA). Anschließend startet es jeweils für den Mitarbeiter im Vertrieb und den SCA einen Teilprozess zur Bearbeitung dieser Kundenanfrage.

Der Supply Chain Agent (SCA) übernimmt

Der SCA prüft anhand einer Checklisten-Funktion den Vorgang und entscheidet damit über die weitere Bearbeitung.
Für die Beschleunigung einer Lieferung kann je nach Sachlage die Einbindung verschiedener Fachabteilungen erforderlich sein. Zum Beispiel kann er das Lieferantenmanagement für die Beschaffung von noch ausstehenden Lieferungen, den Wareneingang für eine priorisierte Wareneingangsprüfung, die Montage/Fertigung, das Qualitätsmanagement, die Verpackung, den Zoll und/oder das Versandlager anfragen.

Über das Collaboration-Cockpit wählt der SCA die einzubindenden Ansprechpartner der Fachabteilungen aus. Er informiert diese und startet deren Teilprozess zur Bearbeitung der Anfrage. Zusätzlich setzt der SCA sein Wiedervorlagedatum. Mit dem Collaboration-Cockpit behält der SCA jederzeit einen detaillierten Überblick zum Bearbeitungsfortschritt der Kundenanfrage.

Die eingebunden Fachabteilungen erhalten automatisiert eine E-Mail mit einem Link auf ihren Teilprozess. Die Fachleute prüfen und bearbeiten anhand der für sie hinterlegten Checklisten die Anfrage zur Lieferpriorisierung. Bei Bedarf können diese selbst weitere Fachleute über ihr Collaboration-Cockpit in die Bearbeitung einbeziehen.
Im Grundsatz verläuft die Bearbeitung in den Teilprozessen autark, jedoch beeinflussen sich die Prüf- und Bearbeitungsergebnisse der verschiedenen Teilprozesse wechselseitig.
Die Recherche- und Bearbeitungsergebnisse in den Teilprozessen lösen „Ereignisse“ aus, die den Bearbeitern in den anderen Teilprozessen angezeigt werden. Da verschiedene Ereignisse zeitgleich auftreten können, und unterschiedliche Relevanz für die Bearbeitung eines Vorgangs haben, sind die Ereignisse logisch geordnet. Das wichtigste Ereignis bestimmt den Status eines Teilprozesses und bildet damit die Basis für eine priorisierte Bearbeitung.

So sind alle Bearbeiter über die verschiedenen Teilprozesse hinweg stets informiert. So können sie über ihre weitere Bearbeitung mit den aktuellsten Informationen entscheiden.
Anhand der Bearbeitungsergebnisse der Fachabteilungen entscheidet der SCA, ob er weitere Experten einschalten muss. Oder ob er dem Mitarbeiter im Vertrieb eine verbindliche Rückmeldung für seinen Kunden geben kann.