Gemeinsam Bauen

Vor­gän­ge kol­la­bo­ra­tiv und par­al­lel bearbeiten

Die Bear­bei­tung von Kun­den­an­fra­gen in einer glo­ba­len Sup­ply Chain erfor­dert die zeit­glei­che Zusam­men­ar­beit von meh­re­ren Fach­leu­ten in den ver­schie­de­nen Ver­triebs- und Logis­tik­stu­fen. Das fol­gen­de Pra­xis­bei­spiel beschreibt einen Bear­bei­tungs­ab­lauf mit par­al­le­len Teilprozessen.

Ein Mit­ar­bei­ter in einer Ver­triebs­nie­der­las­sung wird von sei­nem Kun­den mit der drin­gen­den Bit­te zur Beschleu­ni­gung sei­ner Lie­fe­rung ange­spro­chen. Der Ver­triebs­mit­ar­bei­ter star­tet in sei­nem Auf­trags­sys­tem einen tar­ge­nio Vor­gang zur Klä­rung eines neu­en Lie­fer­ter­mins.
Mit Klick auf einen But­ton im Auf­trags­sys­tem wird ein Teil­pro­zess für die Ein­gangs­prü­fung in tar­ge­nio gestar­tet. Dabei öff­net sich ein Dia­log, der die rele­van­ten Daten zum Auf­trag anzeigt und mit Ein­ga­ben zum Wunsch­ter­min und dem Grund der Anfra­ge ange­rei­chert wird. Im nächs­ten Schritt wer­den die erfass­ten Daten auto­ma­tisch plau­si­bi­li­siert und auf Voll­stän­dig­keit geprüft, bei­spiels­wei­se ob zu dem Auf­trag bereits ein Vor­gang erfasst wur­de oder ob die­ser Mit­ar­bei­ter aus dem Ver­trieb für die­sen Kun­den eine Beschleu­ni­gung des Lie­fer­ter­mins initi­ie­ren darf.
Bei erfolg­rei­chem Durch­lau­fen der Ein­gangs­prü­fung wird regel­ba­siert der ver­ant­wort­li­che Sup­ply Chain Agent (SCA) ermit­telt und jeweils für den Mit­ar­bei­ter im Ver­trieb und den SCA ein Teil­pro­zess zur Bear­bei­tung die­ser Kun­den­an­fra­ge gestar­tet.
Der SCA prüft anhand einer Check­lis­ten-Funk­ti­on den Vor­gang und ent­schei­det damit über die wei­te­re Bear­bei­tung.
Für die Beschleu­ni­gung einer Lie­fe­rung kann je nach Sach­la­ge die Ein­bin­dung ver­schie­de­ner Fach­ab­tei­lun­gen erfor­der­lich sein, wie z.B. das Lie­fe­ran­ten­ma­nage­ment für die Beschaf­fung von noch aus­ste­hen­den Lie­fe­run­gen, der Waren­ein­gang für eine prio­ri­sier­te Waren­ein­gangs­prü­fung, die Montage/Fertigung, das Qua­li­täts­ma­nage­ment, die Ver­pa­ckung, der Zoll und/oder das Versandlager.

Über das Col­la­bo­ra­ti­on-Cock­pit wählt der SCA die ein­zu­bin­den­den Ansprech­part­ner der Fach­ab­tei­lun­gen aus, infor­miert die­se und star­tet deren Teil­pro­zess zur Bear­bei­tung der Anfra­ge. Zusätz­lich setzt der SCA sein Wie­der­vor­la­ge­da­tum.
Mit dem Col­la­bo­ra­ti­on-Cock­pit behält der SCA jeder­zeit einen detail­lier­ten Über­blick zum Bear­bei­tungs­fort­schritt der Kundenanfrage.

Die ein­ge­bun­den Fach­ab­tei­lun­gen erhal­ten auto­ma­ti­siert eine E‑Mail mit einem Link auf ihren Teil­pro­zess; die Fach­leu­te prü­fen und bear­bei­ten anhand der für sie hin­ter­leg­ten Check­lis­ten die Anfra­ge zur Lie­fer­prio­ri­sie­rung. Bei Bedarf kön­nen die Fach­ab­tei­lun­gen selbst wei­te­re Fach­leu­te über ihr Col­la­bo­ra­ti­on-Cock­pit in die Bear­bei­tung ein­be­zie­hen.
Im Grund­satz ver­läuft die Bear­bei­tung in den Teil­pro­zes­sen aut­ark, jedoch beein­flus­sen sich die Prüf- und Bear­bei­tungs­er­geb­nis­se der ver­schie­de­nen Teil­pro­zes­se wech­sel­sei­tig.
Die Recher­che- und Bear­bei­tungs­er­geb­nis­se in den Teil­pro­zes­sen lösen „Ereig­nis­se“ aus, die den Bear­bei­tern in den ande­ren Teil­pro­zes­sen ange­zeigt wer­den. Da ver­schie­de­ne Ereig­nis­se zeit­gleich auf­tre­ten kön­nen und unter­schied­li­che Rele­vanz für die Bear­bei­tung eines Vor­gangs haben, sind die Ereig­nis­se logisch geord­net. Das wich­tigs­te Ereig­nis bestimmt den Sta­tus eines Teil­pro­zes­ses und bil­det damit die Basis für eine prio­ri­sier­te Bearbeitung.

So sind alle Bear­bei­ter über die ver­schie­de­nen Teil­pro­zes­se hin­weg stets infor­miert und kön­nen über ihre wei­te­re Bear­bei­tung mit den aktu­ells­ten Infor­ma­tio­nen ent­schei­den.
Anhand der Bear­bei­tungs­er­geb­nis­se der Fach­ab­tei­lun­gen ent­schei­det der SCA ob er wei­te­re Exper­ten ein­schal­ten muss oder ob er dem Mit­ar­bei­ter im Ver­trieb eine ver­bind­li­che Rück­mel­dung für sei­nen Kun­den geben kann.

Takea­way

  • Der Nut­zen der kol­la­bo­ra­ti­ven Bear­bei­tung mit par­al­le­len Bear­bei­tungs­pro­zes­sen für die Pro­zes­steue­rung liegt in der mas­si­ven Reduk­ti­on der Kom­ple­xi­tät in den Work­flows und erleich­tert so die Auto­ma­ti­sie­rung und Aus­wer­tung.
  • Zudem kön­nen Ver­än­de­run­gen und Anpas­sun­gen an den Work­flows schnel­ler und ein­fa­cher umge­setzt wer­den, da nur betrof­fe­ne Teil­pro­zes­se und nicht ein kom­ple­xer Work­flow geän­dert werden.
  • Im Tages­ge­schäft erfolgt die Bear­bei­tung schnel­ler durch die Par­al­le­li­sie­rung von Auf­ga­ben anstatt einer sequen­ti­el­len Bearbeitung.
  • Zusätz­lich wer­den Bear­bei­tungs­auf­wän­de redu­ziert, da die Arbeits­er­geb­nis­se aus ande­ren Teil­pro­zes­sen genutzt werden.
  • Für die Anwen­der ver­bes­sert sich die Usa­bi­li­ty erheb­lich, weil nur die Auf­ga­ben im Teil­pro­zess zu sehen sind, die kon­kret zu bear­bei­ten sind und nicht alle ande­ren Auf­ga­ben, so wie dies bei kom­ple­xen linea­ren Work­flows der Fall ist.